凡用于檢定、校準、檢測的儀表設備，包括計量標準器具、標準物質、配套設備、環境監測設備、電源、工具、附件、計算機軟件等，都應建立儀表設備檔案，對可能做到的給以唯一性標識。
唯一性標識是對本單位儀表設備給以統一的儀表設備標識。一個儀表設備標識與一臺儀器設備唯一對應。這個儀表設備標識是單位內部對本單位儀表設備管理的唯一標志，不是儀表設備的出廠編號。根據本單位管理的需要在儀表設備標識中用不同的字母或數字，能夠反映儀表設備的種類(如計量標準器具、一般測量儀表)、所屬專業(如力學、電學、長度等)、型式(如固定式、便攜式)等，再加流水號。唯一性標識應粘貼在機身上，并在儀表設備數據庫和其他計算機管理系統中作為儀器設備的代碼。
用于檢定或校準的每項計量標準應按JJF 1033-2016《計量標準考核規范》的要求建立文件集。
應建立并保存對檢定、校準和檢測有重要影響的每一臺儀表的儀表設備檔案。根據設備的復雜程度和影響的重要性，其儀表設備檔案可以有不同的要求，但至少應包括儀表設備基本情況的記錄(如儀表設備名稱、唯一性標識、制造廠名、出廠編號、型號規格、測量范圍、特別技術參數要求、最大允許誤差或準確度等級等)。根據需要還可包括購置申請、訂貨合同、驗收記錄、產品合格證、使用說明書、歷年檢定證書、校準證書、使用記錄、維修保養記錄、損壞故障記錄、修理改裝記錄、保管人變更記錄、存放地點或變更記錄、報廢記錄等。根據需要可建立儀表設備數據庫，用計算機管理設備記檔案。無論采取何種方式，應有專人管理儀表設備檔案，并及時更新儀表設備檔案內容，使之能準確反映設備的真實情況。檔案要妥善保管，科學管理，便于檢索，有借閱規定，要保證檔案的完整和安全。
