先講一個古代笑話。某個縣官寫字很潦草。一次準備宴請客人，就寫了條子派衙役去買豬舌，“舌”字寫得很長，衙役誤以為是買豬千口，走遍鄉里尋找買豬，但只買到500口。他便到縣官那里哀求，請求縣官把要求減半?？h官大笑說：“我讓你買豬舌，怎么看成買豬千口啊？” 吏役回答縣官：“老爺以后若要去買鵝的話，寫字千萬要緊湊些，不要寫作買‘我鳥’！”
在當今工作場景中，“買豬千口”故事每時每刻都在上演。物料需求部門經常提報一些不明確的需求，物料名稱規格描述十分模糊，最后物資采購部門不得不耗費大量的時間和精力與需求部門確認準確的物料信息。采購方發給供應商的詢價文件中物料名稱規格描述有時候也很模糊，或者省略了一些默認的規格要求。供應商不得不與采購方、需求部門工程師反復澄清確認。
通常來說，物料描述一定是規范、詳細、唯一的，沒有歧義。判定的一個簡單原則是，任何人拿著這個需求去采購回來的物品一定是能滿足需要的，不會買錯，也不會出現一項物料多種選項的情形。這樣才能避免耗費時間反復溝通確認，提高工作效率。
現代企業管理在引入ERP系統之后，物料管理演變為以物料代碼為基礎的數據管理，你可以叫學名、筆名、曾用名、昵稱、綽號……但在軟件系統里都是以物料代碼進行標識。物料代碼在ERP系統中應該對應明確的物料名稱和規格。
企業日常采購的物資除了少數小型設備工具外，大多數為MRO(Maintenance, Repair, Operation維護、維修、運營)，易耗品和設備零配件居多。物料描述理當能正確表述才對，但現實情況卻是不如人意，同一物料描述因人而異，各成一派，不能正確清晰地描述需要物料的情況時常出現。
其實，工業產品有國標和行業標準可供參照，同時也可以在通用材料編碼系統上查詢。主流MRO商城，如固安捷、西域、震坤行以及中石化下屬的易派客等，基本上涵蓋了整個行業內需要的常用物品，商品頁面也會顯示非常完整的物料信息。
設備零配件則往往按照設備備件清單或維修手冊進行挑選提報，避免因為兼容性問題造成其他麻煩。設備名稱、生產廠商、廠商的零件編碼、訂購碼等都可以很便捷地翻閱查找到。
涉及到設備選型和技術參數確認的，一般建議需求部門先與設備或技術部門進行商議，確認選型以后再進行需求提報，避免向物資部門直接提技術要求，否則還是回到原點來召集多部門商討選型的問題。
最好的辦法是物料需求部門按照物料代碼提報物料需求。物料需求部門明確了了需求物料的名稱和規格后，在通用材料編碼系統中查詢到對應的物料代碼，每一條物料需求都以明確的物料代碼標識，就如同尋人時候除了標識出姓名性別年齡以外，還附加上所尋人的身份證號碼。這是一個邏輯嚴密的系統，用戶只有把物料名稱和物料特征都弄清楚之后，查詢到正確的物料代碼，采購供貨系統才能依靠物料編碼高效地運行。
物資采購部門不但可以按照物料代碼在系統中查詢到正確的物料名稱和規格，而且還可以查詢到此種物料的歷史采購記錄。這樣一來，采購部門就不需要與需求部門反復確認物料需求了，供應商也可以按照物料代碼快速精準地組織報價和供貨。物料代碼成為提高采購質量和效率的助手。
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